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穗府〔2013〕9号

广州市人民政府关于印发广州市城乡建设档案管理办法的通知

各区、县级市人民政府,市政府各部门、各直属机构:

  现将《广州市城乡建设档案管理办法》印发给你们,请认真贯彻执行。执行中遇到问题,请径向市规划局反映。

广州市人民政府
2013年3月29日

广州市城乡建设档案管理办法

第一章 总则

  第一条 为了加强城乡建设档案(以下简称城建档案)管理,有效地收集、保管和利用城建档案,为城乡规划、建设和管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等有关法律、法规规定,结合本市实际,制定本办法。

  第二条 本办法适用于本市行政区域内城建档案的管理。

  本办法所称城建档案,是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录,根据载体的种类主要可分为纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案等。

  第三条 市、区(县级市)人民政府应当加强对城建档案工作的管理,将城建档案事业纳入市、区(县级市)城乡规划建设发展规划,保障城建档案事业与城乡发展相适应,所需经费由相关部门分年度列入本部门预算,并由同级财政部门审核后安排。

  第四条 市、县级市城乡规划主管部门负责本行政区域内城建档案管理工作,业务上受同级档案行政主管部门的监督和指导。

  市城市建设档案管理机构受市城乡规划主管部门委托,具体负责本市行政区域内的城建档案日常管理工作,指导各县级市城建档案工作。花都区、南沙区、广州开发区城市建设档案管理机构具体负责本辖区内的城建档案日常管理工作。

  各县级市城市建设档案管理机构具体负责本行政区域内城建档案的日常管理工作。

  政府有关部门应当在各自职责范围内做好城建档案管理工作。

  第五条 市、县级市城市建设档案管理机构的职责是:

  (一)负责制定本市城建档案事业发展规划、计划,草拟城建档案规范性文件和标准;

  (二)负责本市行政区域内城建档案工作的监督、检查和指导,并对列入本市城市建设档案馆接收范围内的档案进行进馆验收;

  (三)接收和保管本市行政区域内的城建档案,包括地下管线档案;

  (四)征集和保护与城乡规划、建设和管理有关的珍贵历史档案;

  (五)参与重点建设工程的竣工验收;

  (六)对馆藏档案进行科学管理,做好档案的编纂研究、信息公开、开发利用和咨询服务;

  (七)法律、法规规定的其他职责。

  花都区、南沙区、广州开发区城市建设档案管理机构依据相应规定承担本辖区内的城建档案日常管理职责。

  第六条 城建档案工作实行统一领导、统一标准、集中管理与分级管理相结合的原则。建立以市城市建设档案管理机构为统筹管理单位,各级建设系统专业主管部门档案机构、各县级市城市建设档案管理机构及各建设单位档案机构为成员单位的城建档案管理体系,确保城建档案工作全面开展。

第二章 城建档案的接收范围和质量要求

  第七条 城市建设档案管理机构接收和管理下列档案:

  (一)各类城乡建设工程档案。

  1.工业、民用建筑工程;

  2.市政基础设施工程;

  3.公用基础设施工程;

  4.交通基础设施工程;

  5.园林建设、风景名胜建设工程;

  6.市容环境卫生设施建设工程;

  7.水利建设工程;

  8.城市防洪、抗震工程;

  9.军事工程档案中,除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

  (二)各类地下管线(包括城乡供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线)以及人防工程等地下空间工程档案。

  (三)建设系统各专业管理部门(包括城乡规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、人防等部门)形成的业务管理和业务技术档案。

  房地产权属档案由市房地产档案馆负责接收与管理。

  (四)有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

  (五)城市古旧地图、历史建筑构件等珍贵实物档案。

  (六)其他具有保存价值的城乡建设档案。

  第八条 报送、移交城建档案应当符合下列规定:

  (一)档案应为原件。其中建设项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、乡村建设规划许可证、国有土地使用权证、建设工程规划验收合格证等办理产权所需的其他管理性文件可以是复印件。

  (二)档案齐全、完整、准确、系统,字迹清楚、图面整洁、规格统一。

  (三)工程竣工图与工程实体相符,并加盖竣工图章,且签字手续完备;竣工图的修改应符合规范要求,地下管线工程竣工图应当标注城市坐标及高程。

  (四)声像档案应当主题明确,内容完整,图像稳定、画面清晰,色彩真实,被摄主体不能有明显失真变形现象,重点工程应当有专题片。

  (五)电子档案的内容须与纸质档案、声像档案一致,其存储格式、载体和保存应当符合国家有关建设电子文件管理标准的要求。

  (六)档案的整编符合国家和本市有关标准的要求,纸质档案、声像档案与电子档案的目录数据须一致,条目内容和格式应当符合有关规定的要求。

第三章 城建档案的报送和接收

  第九条 建设单位应当从工程立项起,向勘察、设计、施工和监理单位提出建设工程纸质档案、声像档案、电子档案等的编制报送要求,做到建设工程档案材料的收集、编制与工程进度同步,保证建设工程档案材料的完整。

  工程档案编制费用应当列入工程预算。

  第十条 城乡规划主管部门在规划许可环节时应当履行告知义务,将《建设工程档案报送责任书》作为附注内容之一,明确建设工程档案报送责任的内容。

  建设单位在申请办理《建设工程规划许可证》时,应当先到城市建设档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案,取得该施工地段地下管线现状资料。城乡规划主管部门在核发《建设工程规划许可证》时,应当查验该施工地段地下管线资料。

  第十一条 新建、扩建、改建的地下管线工程,在工程覆土前,建设单位应当委托具有相应资质的工程测绘单位进行竣工测绘,形成准确的竣工测绘数据文件和管线工程测绘图,并符合相关技术标准和城建档案管理的要求。

  施工单位在施工中发现未建档的地下管线,应当及时通过建设单位向城乡规划主管部门报告;城乡规划主管部门应当查明未建档的管线性质、权属,责令地下管线产权单位测定其坐标、标高及走向;地下管线产权单位应当及时将测量的材料向城市建设档案管理机构报送。

  地下管线专业管理单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案及时修改、补充到本单位的地下管线专业图上,并将修改补充的地下管线专业图及有关资料向城市建设档案管理机构移交。

  第十二条 城市建设档案管理机构应当绘制城市地下管线综合图,建立城市地下管线档案管理信息系统,接收普查和补测、补绘所形成的地下管线成果,并依据地下管线专业图等有关的地下管线工程档案资料及时修改城市地下管线综合图,输入城市地下管线档案管理信息系统,同时将该系统与同级国家综合档案馆的档案信息系统相连接,实现地下管线档案信息的动态管理和利用。

  第十三条 列入城市建设档案管理机构档案接收范围的工程,建设单位在建设工程规划验收前,应当提请城市建设档案管理机构对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行预验收并由城市建设档案管理机构出具建设工程档案认可文件。

  城乡规划主管部门在办理建设工程规划管理业务时,对未办理城建档案预验收的工程应督促其建设单位按规定办理。

  第十四条 列入城市建设档案管理机构接收范围的工程,建设单位应当在工程竣工验收后3个月内向城市建设档案管理机构报送一套符合规定的建设工程纸质档案、声像档案、电子档案及其电子目录数据。停建、缓建工程的工程档案,暂由建设单位保管。

  建设单位报送的建设工程档案符合要求的,由城市建设档案管理机构出具建设工程档案验收合格证明文件,双方签订《建设工程档案移交书》,并办理档案移交手续。

  第十五条 建设单位在向相关行政主管部门办理建设工程竣工验收手续时,应当同时提交建设工程档案验收合格证明文件,作为办理相关手续的必备证明文件。

  第十六条 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案,具有永久保存价值的,在本单位保管使用1年至5年后,按本办法向城市建设档案管理机构移交;具有长期保存价值的,由城市建设档案管理机构根据城市建设的需要选择接收。

  本市行政区域内各级城建档案管理机构馆藏档案在涉及机构撤并、库房存储空间不足等影响档案完整和安全保管情况时,应当向广州市城市建设档案馆移交;县级市城市建设档案管理机构应当每年向广州市城市建设档案馆报送城建档案电子目录。

  房地产权属档案的管理,按国家有关规定执行。

  第十七条 城市建设档案管理机构对有重要保存价值但尚未收集的历史城建档案,可以向有关部门征集。

  鼓励单位和个人向城市建设档案管理机构捐赠、寄存各类单位或者本人形成的与城市建设有关的资料。向城市建设档案管理机构捐赠档案的单位和个人,对其捐赠的档案有优先和无偿使用的权利,并可以对捐赠档案中不宜向社会公开的部分提出限制利用的意见。城市建设档案管理机构可以通过向社会征集的方式丰富馆藏档案,经专家鉴定具有历史收藏价值的捐赠档案,按有关规定给予捐赠人奖励。

第四章 城建档案的管理和利用

  第十八条 城市建设档案管理机构应当建立、健全科学的管理制度,依法做好城建档案的接收、保管、鉴定、利用和统计工作。

  城建档案形成单位应当建立、健全各项管理和利用制度,加强对本单位城建档案的保管和利用工作。

  第十九条 城市建设档案管理机构应当建立城建档案目录数据库,利用政务网络平台,整合城建档案信息资源,构建互联互通、资源共享的城建档案信息网络;应当采用先进技术和设备,实现馆藏档案资料数字化、档案资料接收数字化,建立数字城建档案管理信息系统,实现城建档案信息资源的安全、高效管理。

  第二十条 城市建设档案管理机构的建设应当符合建设部、国家发展改革委《关于批准发布〈档案馆建设标准〉的通知》(建标〔2008〕51号)和建设部、国家档案局《关于发布行业标准〈档案馆建筑设计规范〉的通知》(建标〔2000〕56号)要求。

  城市建设档案管理机构应当配备防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防有害生物等的防护设施,保证城建档案的完整与安全。

  第二十一条 城市建设档案管理机构应当对馆藏重要纸质档案和所有电子档案进行异地备份,其中具有永久保存价值的电子档案,还应当转成纸质或缩微胶片。

  第二十二条 保密档案的保管和利用,密级的变更和解密,必须按照国家和省、市有关保密的法律和行政法规的规定办理。

  第二十三条 城市建设档案管理机构应当按照有关规定公开档案信息,开发档案信息资源,编纂档案史料,为政府决策和社会利用提供服务。

  第二十四条 我国公民、组织凭身份证或单位介绍信等合法证明,可以利用城建档案。境外人员或组织须经有关主管部门介绍,并经城市建设档案管理机构同意后方可利用。

  城市建设档案管理机构在档案利用时,应当逐步以缩微品、复制件或电子档案等形式代替原件提供利用,对重要珍贵档案应当以复制件或电子档案等形式代替原件提供利用。

  第二十五条 城建档案利用的收费标准按照物价管理部门的规定执行。

第五章 法律责任

  第二十六条 建设单位未在建设工程竣工验收后3个月内向城市建设档案管理机构报送建设工程档案的,由城市建设档案管理机构提出意见,市城乡规划主管部门依据《建设工程质量管理条例》第五十九条的规定处罚;建设单位应按要求补报建设工程档案。

  第二十七条 建设单位和施工单位未按照规定查询和取得施工地段的地下管线资料而擅自组织施工,损坏地下管线给他人造成损失的,依法承担赔偿责任。

  第二十八条 任何单位或者个人损毁、丢失、涂改、伪造城建档案的,城建档案管理人员在城建档案工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊造成损失的,按规定依法查处。构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第六章 附则

  第二十九条 建设工程纸质档案、声像档案、电子档案、实物档案整理编制的具体要求等具体规范由市城建档案管理机构进行编制。

  第三十条 本办法自2013年5月1日起施行,有效期5年。相关法律政策依据变化或有效期届满,根据实施情况依法评估修订。

  市政府《印发〈广州市城市建设档案管理办法〉的通知》(穗府〔1996〕87号)自本办法实施之日起废止。

  广州市人民政府办公厅秘书处 2013年4月7日印发

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