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广州市执行《归档文件整理规则》实施细则

1、序言

    1.1为适应档案管理现代化的需要,加强我市各单位文书档案的规范管理,促进我市文书档案整理改革的顺利进行,根据《归档文件整理规则》(DAT22--2000)和《广东省文件材料归档方法改革方案》,制定本实施细则。

    1.2 归档文件整理实施的前提是要应用计算机和优秀档案管理软件管理档案。市直属单位必须使用广东省档案局《关于增加推广优秀档案管理软件的通知》(粤档发【200118)文件推广的软件。我市首选l996年省档案局发文推广的《DARMS文件档案资料综合管理系统》。

    2、范围

    归档文件整理实施细则的实施范围,包括全市各级机关、企业、事业单位和其他社会组织的文书档案的整理工作。

    3、定义

    3.1 归档文件

    立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

    3.2  归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

    3.3 

    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册()为一件,会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次()为一件,来文与复文(请示与批复、函与复函)视具体情况为一件或两件,即当年有批复的,与请示并为一件;否则,当年请示作一件。次年有批复的,批复作一件,但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。

    4、整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

    5、质量要求

    5.1  归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

    5.2  整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

    5.3  归档文件整理应分类清晰、编号准确。

    6、整理方法

    6.1  装订

归档文件按件装订。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。永久、长期保管的要用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订(包括棉线、不锈钢钉等)。不锈钢钉装订方法是左侧上下各一钉;棉线装订方法是三孔一线装订。短期保管的,装订材料不作统一要求。装订时,不得压字迹。

    6.2  分类

    归档文件一般可以采取年度——机构(问题)——保管期限、保管期限——年度——机构(问题)或年度——保管期限——机构(问题)等方法进行分类。立档单位规模较小、归档文件数量少的也可采取年度——保管期限或保管期限——年度的方法进行分类。同一全宗应保持分类方法的一致。

    6.2.1  按年度分类

    根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。计划、总结、统计报表等按形成年度归档;跨年度召开的会议,其文件材料归入开始年度。

    6.2.2  按机构(问题)分类

    根据文书处理阶段形成和处理文件的承办部门对归档文件进行分类。涉及多部门形成的归档文件,归入单位承办部门或综合部门。不按机构分类的,按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

    6.2.3  按保管期限分类

    依据本单位制定的档案保管期限表,对归档文件进行分类。

    6.3  排列

归档文件以件为单位,在分类方案的最低一级类目内,接照事由结合时间、重要程度等排列,即将同一问题的文件材料进行相邻排列。刊物、统计报表、会议文件、会议记录、会议纪要、处理信访及监察案件形成的材料等成套性文件分别集中排列。

    6.4  编号

    归档文件应依分类方法和排列顺序逐件编号,即在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)等项目(见图Al归档章式样)

    6.4.1  全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

    6.4.2  年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2000

    6.4.3  保管期限:归档文件保管期限的全称或简称。如“永久”或“永”。

    6.4.4  件号:文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号由档案室采用与分类方法相对应的编号方式进行逐件编号。馆编件号按进馆要求编制。

6.4.5  机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

    6.5  编目

    归档文件应依据分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。

    6.5.1  归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。填写项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等(见图A2归档文件目录式样)

    6.5.1.1  件号:文件的排列先后顺序的序号,用阿拉伯数字直接标注。

    6.5.1.2  责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。使用全称或通用简称。

    6.5.1.3  文号:文件的发文字号。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”、“简报一”等文件顺序号,也不得填写“情况反映”等刊物名称。

    6.5.1.4  题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,不能揭示文件内容的,要自拟标题,外加“[]”。

    6.5.1.5  日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日如20001108

    6.5.1.6  页数:每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数,不需续编页码。

    6.5.1.7  备注:注释文件需说明的情况。内容较多、难以填写时,可在备注栏中加注"*"号,将具体内容填入备考表中。

    6.5.2  归档文件目录采用我市统一印制的A4型规格竖式目录用纸。

    6.5.3  归档文件目录应由目录夹封皮、归档文件整理说明及归档文件目录表格组成,并装订成册。

    6.5.3.1  归档文件目录夹封面式样(见图A3归档文件目录封面式样)

    6.5.3.2  归档文件整理说明的内容包括:立档单位全称、成立时间、本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况、本年度立档单位主要工作概况、本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问题等)

    6.5.3.3  归档文件目录的装订方法,采用与分类排列相对应的方式进行装订。

    6.5.3.4  归档文件目录不需随归档文件放入档案盒内,不需编制目录号。一式三份。

    6.6  装盒

    将归档文件按室编件号顺序装入档案盒。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

    6.6.1  档案盒

    6.6.1.1  档案盒封面应标明立档单位名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm(见图A4a档案盒封面式样及规格)

    6.6.1.2  档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b档案盒盒脊式样、图A4c档案盒底边式样)。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“一”连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

    6.6.1.3  档案盒应采用无酸纸制作。

    6.6.2  备考表

    备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期,印于盒底内侧(见图A5备考表式样)

    6.6.2.1  盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    6.6.2.2  整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

    6.6.2.3  检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

    6.6.2.4  日期:归档文件整理完毕的日期。 

7、附则

7.1  本细则由广州市档案局负责解释。

7.2  本细则自发布之日起施行。

(2002227发布)

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