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开创城建档案管理的新境界

--对实施城建档案数字化工程的展望

 信息整理部 张 华

(二) 我馆城建档案数字化工程介绍

  1、实施的必要性

  首先,大力推进国民经济和社会信息化,以信息化带动工业化,实现社会生产力的跨越式发展,是党中央抓住信息化这一机遇,在党的十五届五中全会作出的战略决策。为了适应国家信息化建设和档案事业发展要求,2002年11月25日,国家档案局制定下发了《全国档案信息化建设实施纲要》,指出了"十五"期间档案信息化建设的指导思想、目标与主要任务。

  其次,随着城市建设的快速发展,城建档案数量的激增,传统手工管理根本不能满足社会各界对城建档案、资料利用的复杂化、多样化和及时性的管理要求;同时主要由于局"办公自动化"和"统一信息平台"的实施,对馆藏规划管理档案的数字化与信息化提出了更加迫切的要求。

  因此,为了加快我馆馆藏档案的数字化、信息化进程,尽快满足规划局业务办公需要及社会各界对城建档案利用的需要,以及加快推进我馆"数字城建档案馆"的建设,我馆决定实施档案数字化工程,引进高速扫描系统。我馆高速扫描信息化系统主要包含两方面内容:档案的标准化整理和档案原件扫描。力争用较短的时间(2-3年),将馆藏重要的、利用率高的档案实现数字化,提供网上利用。

我馆数字化工程系统图

  2、项目定位

  城建档案数字化工程是我馆"数字城建档案馆"的子项目,旨在建立一种将海量城建档案快速信息化、数字化的模式,实现将海量馆藏城建档案快速信息化与数字化,依靠档案信息化、数字化来推动档案管理基础工作的进步,实现档案管理跨越式发展。并通过数字城建档案馆平台向各职能管理部门和社会各界利用者提供信息化及数字化的档案信息,更好地为城市规划、建设和管理服务。

  3、需求分析需处理量

  A、历史档案:馆藏各类规划管理历史档案共计15万多卷,  第一阶段需要处理的档案主要是报建档案:约55000卷。

  B、规划管理新案:2003年以后移交进馆的新案须在一周内上网,预计每年新增规划管理业务案1万卷左右。

  C、对外服务:海珠项目、市建设科技委项目等,我们可以通过一个窗口向社会提供这方面的服务。

  处理措施:档案实体整理与装订、档案计算机著录、文档(彩色、黑白)扫描、扫描影像管理。

  4、项目任务

  A、城建档案数字化基础设施建设(硬件、软件);

  B、城建档案数字化运作机制建设(方法科学、流程合理、管理先进);

  C、城建档案数字化工程标准规范建设;

  D、档案目录库、海量城建档案影像库、档案专题信息库的建立;E、目录数据、影像数据、专题信息数据的质量检查、有效管理与永久保存。

  5、项目目标

  A、系统建设:方案要科学、流程要合理、设备要先进、管理要到位。

  B、运作模式:通过对馆藏海量档案的信息化与数字化工作,研究探讨出一种将海量档案快速信息化与数字化模式。

  档案标准化整理、档案计算机著录、专题信息建库、原件扫描一体化流水线作业模式;

  C、标准研究:通过对馆藏海量档案的信息化与数字化工作,制订出城建档案数字化标准与规范。包括:档案扫描元数据标准、档案整理著录标准、数据存储标准、系统管理标准、纸质档案数字化规范。

  D、技术创新:开展广州市城建档案数字化工程关键技术研究。具体包括:文、图高速扫描技术、条形码识别技术、数据压缩与永久存储技术等。

  E、信息建库:通过数字化工程实现广州市海量城建档案快速数字化建库。包括:档案目录建库、专题信息采集与建库、数字化影像数据建库。6、实施情况:

  ◆需求分析与设备考察阶段:调查分析馆藏情况,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划,确定项目需求,根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在设备考察阶段我们特别注意这么几个问题:

  A、档案数字化设备配置计划的成套性。

  B、档案数字化设备的配套性,也就是文档扫描仪和图纸扫描仪的配套。

  C、档案数字化项目硬件与软件的集成性。

  D、档案数字化方案与我馆需求的适应性。总之,考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程,硬件的购置不可能一步到位,也不需要一步到位,因此我们从实际需要和长远打算出发,力求确保扫描仪等硬件设施的成龙配套,使其具有较强的支撑能力和扩展能力。

  ◆系统实验阶段:2001年底,在项目资金到位后,我们在我馆"高速扫描系统建设方案"的基础上,着手开展了实验阶段的工作,引进了一台BELL+HOWELL 730DC  FB(贝灵巧)中速文档彩色扫描仪,一台FUJI  XEROX DOCUWIDE 2050(富士施乐)A0幅面快速扫描仪和配套软件,设备安装调试完毕,我们主要探索档案扫描工作在快速系统下,档案前期整理、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期整理等全过程的协调配合问题,并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。经过近一年的实验,我们对高速扫描仪的性能有更进一步的了解,在项目的运作模式和系统管理等方面积累了一定的经验,同时,也锻炼了一支技术过硬的队伍,为系统的正式运行打下了基础。

  ◆项目实施阶段:本项目是一个长期运作的系统,从建立开始就必须确保能长期稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期,现把工作计划分为以下几个阶段:

  系统总体方案框架设计

  2002年12月-2003年1月,完成系统总体框架。

  系统建立

  2003年1月-2003年4月,系统建立,包括:硬件配置及软件的开发。

  系统试运行

  2003年4月-2003年6月。

  系统正式运行2003年6月起,系统正式运行,并在运行中完善升级。

  ◆系统建立:

  A、硬件配置:根据馆领导提出的"方案要科学、设备要先进、系统要实用"的要求,考虑到我馆自身的数字化任务及加大对外数字化服务的需求,整套系统(包括已有设备)初步按三条流水线配备,在档次上也是低、中、高兼顾。同时,随着我馆数据量的增多,为确保数据的安全,这次配置了磁盘阵列。

  B、软件开发:管理模块,通过用户管理、日志管理、计划管理、元数据管理来实现对整个档案数字化过程的辅助管理,使整个流程能科学、合理、规范、顺畅、高效地运作。生产模块,通过数据录入、数据转换子系统可提供灵活多样的索引数据导入及导出手段,为档案扫描作准备。高速扫描子系统能提供多种扫描方式及影像文件的命名方式,能实现对各类纸质档案的高速、高质、高效扫描。质量检查子系统能实现对影像文件的可读性、真实性、完整性、关联性检查,确保扫描影像文件的质量。影像文件管理包括联机管理、脱机管理、永久保存等。

  现在,整个系统已完成政府采购、合同签定。硬件部分已到馆安装并经过初步验收,软件部分正在修改、调整、完善。

  ◆系统流程图:我馆档案数字化、信息化的业务流程为:根据计划填写《扫描任务书》报馆领导审批、凭《扫描任务书》调案并做好登记、档案标准化整理(本馆系统完成)、扫描前档案整理(托裱、修复、文图分拆、编排)、文档扫描(红头红章文件用彩色、其它黑白)、图纸扫描、扫描文件质量检查、扫描影像文件管理。

    

我馆数字化业务流程图

 



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